A inovação tecnológica está ajudando a Assembleia Legislativa do Estado do Rio de Janeiro (Alerj) a cortar gastos e adotar práticas mais sustentáveis. Há dois meses, os funcionários da Subdiretoria-geral de Informática criaram um software livre para gerenciamento de eventos a pedido da equipe do Cerimonial da Casa. A plataforma, criada sem custos para o Parlamento fluminense, envia convites online através dos e-mails cadastrados no sistema. Esta prática, inaugurada na posse do governador Wilson Witzel, evita a impressão dos convites em papel, além também dos gastos com a distribuição do material.
Economia
Márcia Ahouagi, assessora da Subdiretoria-geral de Cerimonial, explicou que antes era necessário imprimir os convites em gráfica e realizar licitações de motoboys e do envio pelos Correios. "A nova ferramenta também facilitou o nosso controle dos convidados, já que eles só recebem as credenciais depois de confirmarem a presença no e-mail", afirmou. O setor estima que, com a adoção do programa, houve uma economia de R$ 70 mil na posse do governador.
A criação do software foi coordenada por Antônio Carlos Ribeiro, funcionário da Subdiretoria-geral de Informática. "Eu ainda não conheço ninguém no Rio de Janeiro e no setor governamental que esteja trabalhando dessa maneira. Então acredito que somos pioneiros", enfatizou. Segundo Antônio Carlos, outras instituições já mostraram interesse em utilizar a ferramenta, como a Marinha do Brasil, o Senado Federal e a Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais (ALMG).
"Ainda estamos estudando como vamos ceder esse sistema para outros órgãos. Eu gostaria que fosse criado um modelo de cooperação nessa área, de forma que as melhorias que cada instituição faça no software retornem para o nosso código fonte, o que vai beneficiar não apenas a Alerj, mas todos que tiverem adotado a plataforma", completou.
O sistema, batizado de 'Eventos', também já foi utilizado para convidar os deputados estaduais para o sorteio dos gabinetes, realizado no dia 17 de janeiro, e para a posse dos parlamentares, que acontecerá no dia primeiro de fevereiro. A plataforma também será utilizada para distribuir os convites dos eventos do Fórum Permanente de Desenvolvimento Estratégico da Alerj e da Subdiretoria-geral de Cultura. No futuro, a ferramenta também deve ser disponibilizada para as solenidades realizadas pelos deputados.
Entenda o software
A plataforma funciona a partir de uma ferramenta de gerenciamento de e-mails, na qual é possível cadastrar os convidados para determinado evento, podendo incluir fotos e dados de cada um deles. O sistema permite a criação de diversas "subcategorias", sendo usadas para elaborar credenciais que dão acesso a diferentes espaços da Casa, como o Plenário, a Tribuna de Honra e as galerias. A ferramenta também é usada para gerar credenciais específicas para estacionamento e outras solenidades que possam ocorrer em um mesmo evento, como um coquetel, por exemplo.
O software envia os convites por email, em que constam o nome e a posição ou patente do convidado, a imagem do convite, um texto que explica um pouco mais o evento e dois botões: aceitar e declinar. O sistema permite que o convidado possa reverter sua decisão a qualquer momento sem ter que ligar para o Cerimonial.
Depois de enviar os convites e elaborar a lista com os confirmados, basta disparar um novo e-mail com as credenciais. Nele, constam as informações mais importantes: o endereço do evento e um link para um mapa virtual, o traje exigido, o setor no qual o convidado irá ficar e a credencial em si, que é um PDF anexado. Dependendo do tipo de acesso concedido ao convidado, o arquivo poderá conter mais de uma credencial: "Plenário" e "Estacionamento na Rua São José", por exemplo.
O convidado não precisa imprimir o arquivo, podendo mostrá-lo através do celular ao chegar ao local do evento. A equipe do Cerimonial pode utilizar um notebook ou até mesmo os próprios celulares para verificar o convite através da leitura de um código virtual. Caso aquela credencial já tenha sido utilizada, o sistema emitirá um aviso. Ao final do evento, a plataforma envia automaticamente um e-mail ao convidado agradecendo pela presença.
